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展會(huì)開幕式上的公關(guān)戰(zhàn)役 
(發(fā)布日期：2007-3-21 11:47:21) 來源：
 
    俗話說，好的開始是成功的一半。開幕式是展覽會(huì)進(jìn)場后的第一項(xiàng)正式活動(dòng)，也是展覽會(huì)的重要公關(guān)活動(dòng)之一，到場的大多是政府官員、企業(yè)名流、新聞?dòng)浾叩戎匾耸浚@些人士本身就具有新聞號(hào)召力和傳播價(jià)值。因此，把開幕式操辦得簡短、得體、樸素、熱烈，會(huì)產(chǎn)生事半功倍的公關(guān)宣傳效果，提升展覽會(huì)的品牌影響力。從這個(gè)意義上說，一場展覽會(huì)的公關(guān)戰(zhàn)役，正是從開幕式開始的。
　　但事情都有兩面性，正因?yàn)殚_幕式重要，如果把開幕式搞砸了，展覽會(huì)也會(huì)受到影響。因此，在操作展覽會(huì)開幕式上以下幾個(gè)經(jīng)常出問題的環(huán)節(jié)，一定要加倍注意。

嚴(yán)防時(shí)間“斷層”
　　開幕式的準(zhǔn)備工作比較繁瑣，又具有時(shí)效性，因此很容易在時(shí)間的控制上有“斷層”，造成工作脫節(jié)。所以在時(shí)間控制上必須提前計(jì)算，規(guī)劃好，并留有時(shí)間空擋來緩沖突發(fā)事件的發(fā)生。同時(shí)，更需要注意對(duì)準(zhǔn)備工作的細(xì)節(jié)處理。如2003浙江工業(yè)博覽會(huì)開幕式上，嘉賓在貴賓室休息候場時(shí)，會(huì)議接待人員沒有及時(shí)上茶水，匆忙中以瓶裝礦泉水招待與會(huì)嘉賓。這一極小的舉動(dòng)看似無關(guān)緊要，但有嘉賓當(dāng)場就提出意見，認(rèn)為這一環(huán)節(jié)服務(wù)不夠到位。因此，開幕式的準(zhǔn)備工作必須要細(xì)心、精心，使活動(dòng)更趨于完善，不要因?yàn)榧?xì)節(jié)而影響全局。
　　同時(shí)，嘉賓的出入路線也要提前合理安排好，避免在開幕式當(dāng)天出現(xiàn)擁堵場面。這里需要提醒的是，在開幕式結(jié)束后必須做好后續(xù)跟進(jìn)工作，安排好嘉賓的下一步活動(dòng)方案，否則在結(jié)束后容易出現(xiàn)嘉賓自行離去，草草收?qǐng)龅牟涣季置妗?br>
一把小傘解困局
　　開幕式現(xiàn)場的突發(fā)事件往往由兩大因素引起，分別為人為因素和非人為因素。人為因素引發(fā)的突發(fā)事件表現(xiàn)在，開幕式上需要參展商、觀眾的參與，但是有時(shí)候，參展商與主辦方協(xié)調(diào)不當(dāng)，導(dǎo)致關(guān)系緊張，甚至?xí)霈F(xiàn)一些小摩擦，嚴(yán)重時(shí)會(huì)有肢體沖突，而且可能會(huì)在開幕式現(xiàn)場出現(xiàn)這一極端行為，這就很容易給展會(huì)造成不良影響，導(dǎo)致展會(huì)形象和美譽(yù)度下降。這就需要主辦方與參展商及時(shí)溝通、協(xié)商，使雙方在同一立場上獲得最大收益，從而解決這一危機(jī)。
　　同樣，開幕式上與新聞媒體的溝通也要妥善處理，避免出現(xiàn)一些負(fù)面報(bào)道。這就需要及時(shí)改善彼此關(guān)系，引導(dǎo)新聞媒體從不同的立場和觀點(diǎn)來報(bào)道，避免出現(xiàn)被動(dòng)局面。
　　非人為因素引發(fā)的突出事件主要表現(xiàn)在天氣上。因?yàn)檫@屬于不可預(yù)測和不可抗力，因此在處理時(shí)要靈活應(yīng)對(duì)，及時(shí)補(bǔ)救。以2003年西泠印社百年慶典為例，開幕式當(dāng)天突然下雨，主辦方并沒有慌亂，在繼續(xù)活動(dòng)的同時(shí)加派人手購置雨具，及時(shí)派送到與會(huì)人員手中，并在開展時(shí)免費(fèi)發(fā)送給觀眾。這一舉措很快緩解了因天氣帶來的不利影響。

由細(xì)節(jié)走向成功
　　雖說現(xiàn)在開幕式的趨勢(shì)是提倡簡短、樸素，但中國傳統(tǒng)講究熱烈，在短時(shí)間內(nèi)要達(dá)到開幕式的傳播效果，必須要花一番心思。比如，在開幕式上如果只注意在會(huì)場布置一些背景廣告板、懸掛氣球廣告等，形式過于單一，不易引起觀眾的注意。這時(shí)，如果要采取“多處開花”的策略，選擇更多的宣傳渠道，直面觀眾，效果更佳。在條件允許的情況下，如能在開幕式上采取電視直播，能更直觀地全方位展現(xiàn)展會(huì)的氛圍，獲得最大范圍內(nèi)的宣傳效果。
　　開幕式活動(dòng)不大，但它是一個(gè)展會(huì)的開始。它的成功與否直接關(guān)系到展會(huì)的形象、成交意向的達(dá)成等，因此在繁瑣的細(xì)節(jié)工作上需要一份細(xì)心，實(shí)施科學(xué)化的管理安排。在人員的分配上要挑選合適的人員進(jìn)行分組執(zhí)行，精誠合作，使人力資源達(dá)到最優(yōu)化。在宣傳工作上要做到多點(diǎn)宣傳，使宣傳廣告策略上能實(shí)現(xiàn)最大收益。在財(cái)務(wù)管理上則需要進(jìn)行專業(yè)分析，合理使用。在細(xì)節(jié)管理上力求做到合理、完善，使開幕式在操作上過程流暢，避免出現(xiàn)不必要的麻煩。
　　尤其在人員安排上，一定要加強(qiáng)開幕式現(xiàn)場工作人員的培訓(xùn)管理。開幕式現(xiàn)場工作人員，包括后臺(tái)工作人員和前臺(tái)的司儀、禮儀人員等。后臺(tái)工作人員多為主辦方人員和展館工作人員，具有一定的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。針對(duì)這一塊的管理事先必須做到分工明確，加強(qiáng)合作，各部門協(xié)調(diào)溝通。對(duì)于前臺(tái)的工作人員，司儀一般由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，在活動(dòng)過程中要及時(shí)與各方溝通，在時(shí)間控制上尤其要求司儀能合理把握。最重要的是禮儀人員的培訓(xùn)和管理。禮儀人員在展會(huì)中多由專業(yè)禮儀公司出人負(fù)責(zé)，但作為主辦方來說，與禮儀人員之間也要溝通分配協(xié)調(diào)好，對(duì)一些細(xì)節(jié)工作要“摳”一點(diǎn)，力求完善。在臺(tái)上的禮儀服務(wù)也要竭盡全力，做到細(xì)致。因?yàn)檫@時(shí)的禮儀人員的一舉一動(dòng)都關(guān)系到展會(huì)的形象，他們的服務(wù)更能提升展會(huì)的品牌和價(jià)值。　
　　需要指出的是，在人員配置上還要根據(jù)展會(huì)自身的特點(diǎn)需求進(jìn)行安排。2003西泠印社百年慶典開幕式上，到場的嘉賓有很多日本、韓國的社團(tuán)來參加，這就需要配備翻譯人員來進(jìn)行引導(dǎo)、解說、服務(wù)工作。所以在工作人員的來源上，要挑選那些具有系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和商務(wù)公關(guān)技能培訓(xùn)的人員，以滿足展會(huì)的各種要求。

挖掘新聞吸引媒體關(guān)注
　　展覽會(huì)是一種有主題、有影響的大型公關(guān)專題活動(dòng)，因而具有一定的新聞價(jià)值，其往往會(huì)成為新聞媒介追蹤報(bào)道的對(duì)象。充分利用這一點(diǎn)來制造新聞可以擴(kuò)大展會(huì)的影響，從而提高展會(huì)的知名度，為下一屆展會(huì)的舉辦創(chuàng)造條件。作為展會(huì)的公關(guān)宣傳部門在與新聞媒體打交道時(shí)要培養(yǎng)與媒體良好的信賴關(guān)系，使展會(huì)成為新聞媒體在某一主題上最可信賴的信息來源。為配合新聞媒體的宣傳需要，主辦方可以精心制造一些“新聞事件”，圍繞一些特殊內(nèi)容來制造新聞，如邀請(qǐng)影響大的人物到場致辭，爭取到較大的信息覆蓋面。
　　同時(shí)，主辦方還可以根據(jù)展會(huì)的具體情況，有計(jì)劃有步驟地策劃出一系列有關(guān)展覽會(huì)所服務(wù)行業(yè)的新聞事件，使開幕式上的新聞媒體到達(dá)率增高，創(chuàng)造出更多的新聞?dòng)深^，從而樹立展會(huì)的良好形象，進(jìn)一步擴(kuò)大展會(huì)影響，實(shí)現(xiàn)展會(huì)樹立品牌形象的目標(biāo)。

　　作為一場展覽會(huì)的開端，開幕式使展會(huì)有了自己獨(dú)特的“面孔”，能更迅速有效地宣傳展會(huì)，為展會(huì)的成功提供一個(gè)平穩(wěn)的基礎(chǔ)平臺(tái)。因此開幕式的組織工作要細(xì)心、具體、完善，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。
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